Quitter Excel ou le papier sans perdre l'historique de vos clients

La crainte principale : perdre l'historique

Un garage qui change d'outil a souvent des années de clients, de véhicules et de factures dans des fichiers Excel ou des dossiers de PDF. LL Garage peut reprendre ces données en trois étapes : les clients et véhicules, puis les pneus entreposés, puis les anciennes factures.

1. Les clients et les véhicules

• Un modèle Excel est fourni ; le fichier peut être en .xlsx ou en .csv.
• Une ligne par véhicule : le client se répète s'il a plusieurs autos.
• Un client déjà connu (même nom, et même téléphone ou courriel) est mis à jour au lieu d'être créé en double. Seules les cellules remplies remplacent une valeur existante.
• Une ligne est rejetée, avec sa raison, si le nom est vide, si le courriel ou le NIV est mal formé, ou si le NIV appartient déjà à un autre client.

Un aperçu avant tout

L'aperçu montre combien de clients et de véhicules seront créés ou mis à jour, et quelles lignes seront rejetées. Rien n'est écrit tant que vous ne confirmez pas. Chaque import forme un lot, que l'on peut annuler tant qu'aucune facture, aucun rendez-vous ni aucune fiche ajoutée ensuite n'en dépend.

2. Les pneus en entreposage

Une fois les véhicules importés, les fiches d'entreposage se rattachent à l'auto par son NIV, sinon par sa plaque. Une auto introuvable ou un numéro d'entreposage déjà utilisé rejette la ligne.

3. Les anciennes factures en PDF

Les PDF d'historique (15 Mo au maximum chacun) sont rattachés automatiquement au véhicule dont le NIV et le nom du client figurent dans le document. Sinon, ils vont dans « À classer ». Un même PDF n'est jamais stocké deux fois, et le texte des PDF est cherchable.

Voir aussi : le logiciel de gestion de garage LL Garage.